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实施档案数字化工作的正确方法


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2021-02-18 17:02

编辑:武松

 

       一.档案整理

 
  在正式扫描开始之前,根据当天的扫描计划和工作流程,以一定的卷数为批次,安排专家进入文件仓库领取文件。领导检查文件的完整性,确认没有错误后,在领导登记书上签字,交给文件整理员。文件整理员的工作内容主要包括:第一,再次检查文件卷和文件的完整性;第二,打开文件卷,以分散的形式保管文件;第三,检查卷内的页号是否完整,发现错误后马上纠正,发现页号没有正确添加。这样,尽可能有效地防止文件丢失和错误,最后检查卷时方便;第四,注册幅度大于A4和纸质量差的文件,这些文件不能用滚动式扫描,需要用平板扫描仪进行扫描。

 

 实施档案数字化工作的正确方法 - 档案常识库

  二.扫描准备

 
  还需要做一些准备工作,然后才能开始正式扫描档案文件。第一,要把扫描仪准确地连接到计算机上,并且要注意在打开扫描仪电源之前要打开计算机,以免造成计算机无法检测扫描仪,而需要重新启动。领取到整理档案的工作人员将整理好的文件散页,仍以文件为单位,并进行登记。当扫描仪的工作指示灯亮时,就可以正式开始扫描了。

 

 扫描准备

  三.正式扫描

 
  开启电脑内纸质档案数字化制作App,根据实际情况准确选取各参数。扫描器的参数通常包括亮度值分辨率,颜色值,扫描页面大小的方式,存储格式等。如不十分把握,可先尝试扫描几页档案,以便调整。正确确认后,正确填写文件存储路径和文件名,并仔细检查。需要扫描的档案文件被放入扫描仪,进入纸口或稿架,启动扫描程序,正式开始扫描。

 

 正式扫描

  四.扫描方法

 
  对颜色的颜色扫描选择-如16位,24位和256位。其最大缺点是生成的图像文件占用的存储空间太大,如果选择了表现性更好的24位、分辨率为100dpi的图像文件,则“彩色扫描的A4大小档案生成的图像文件大小-一般在2000K左右。这样大的存储空间会给数字档案的存储和检索带来相当大的难度。因此在档案数字化扫描过程中,除了一些特殊的需要外,一般不建议把纸质档案扫描成彩色图像文件。对档案中常见的红头文件,如果需要表现,可采取“抠图”的方法,将红头部分抠出用颜色来扫描,其余部分用二值或灰度来扫描,还原后再合为一。这能有效地节省空间,而且效果非常逼真。其他扫描方式(二值扫描,灰度扫描)。

 

推荐:政务档案管理系统

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