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如何建立电子化档案


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2021-01-30 17:38

编辑:武松

 

      建立电子化档案需要应用电子档案管理系统来实现这一需求,电子化档案管理系统能够实现如下需求:

 

 如何建立电子化档案 - 档案常识库

  (一)系统主要模块

 
  系统主要包括以下几大模块:
 
  1.登录模块。
 
  2.用户注册模块。
 
  3.用户信息管理模块。
 
  4.其他系统模块。
 
  其中,登录模块主要是为已经进行系统注册的用户进行登录操作,用户在注册后可以使用用户名以及密码登录到主页界面中,满足用户浏览网页和进行电子文件系统管理的需要。用户注册模块主要是针对注册过程设置的,用户需要按照相应要求来进行用户名、密码、确认密码等操作,按照系统提示将必填的项目填写完整,包含用户姓名、企业、性质等,完成注册后就可以进入管理员信息模块。用户信息管理模块是针对已经完成注册的用户企业来操作的。

 

管理员信息模块

    用户在登录相应模块后可以输入之前设置的用户名和密码进入用户界面,用户信息管理模块管理的是用户的企业信息,因此其他用户是无权进行该用户信息改动的,但是用户自身可以修改个人信息。这一模块还能够满足用户信息的不同展示界面需要,能够方便管理员进行电子文件档案的查询、检索、修改、归档、分类、存储、删除、新增等操作功能需要。系统设置管理模块也是针对已注册企业用户的功能模块,已注册的系统企业管理员可以按照相应的需要进行系统中档案设置项目的更改。
 

  (二)管理流程

 
  系统能够针对相应的系统模块管理流程,管理流程的主要分为流程规则以及系统内部结构。对于流程规则的要结合相关的系统管理标准,考虑到各个管理工作有相应的子系统功能,因此,必须要进行优先级别区分,设计好对应的子系统,做好系统的功能排序。此外,在进行系统中,还需要针对相关电子文件的具体应用环境分析,结合环境的特殊性与否,制定相应的流程规则,保证电子文件的有效应用。

 

 档案管理系统设计

  还要结合该档案管理系统设计的输入和输出要求,在具体的系统结构中,做好相关活动要素控制,对于相关的文件进行编辑和整理,形成相应分类,为实施电子文件的信息化管理做好准备。针对电子文件档案管理系统,要确保系统的功能满足需要,相应的操作能够有效实现,必须要做好文件的流程设定,并进行顺序设定,实现档案规范化管理目标。在实际的使用过程中,需要做好资料的提前收集工作,针对相关的内容进行编辑整理和划分,为档案有序、规范管理奠定基础。

 

推荐:电子档案管理系统

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