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档案数字化加工概况


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2020-12-31 15:01

编辑:雪梨

一、概念

 
  数字化档案材料处理是指利用计算机技术,将原始档案扫描、输入,并由纸质文件材料转变成电子文件材料保存的过程。
 

二、主要作用

 

  1、方便查找档案

 
   传统的档案管理方法是档案管理员对档案进行分类整理后,将其放入档案库房,需要查看档案原始文件时,首先通过计算机目录管理系统检索目录信息,然后到档案库提取相应的原件,然后将原件送至用户手中,整个过程耗费20min以上,非常费时。用户可以通过网络检索系统在计算机上直接利用原文件,极大地缩短了查询、借阅时间。
 

  2、有效地保护了档案原始记录

 
   由于经常外借翻阅档案,容易造成档案损坏甚至丢失,给档案的管理带来严重问题。而且档案经过数字化处理,可以通过电子存储方式长期保存,减少了原件的使用频率,对原件起到了有效的保护作用。

 
 档案数字化

  3、改进了档案的利用方式,更好的资源共享。

 
  档案的使用不再受到原文件无法共享的限制,也不会因为信息的唯一性、共享的不便而影响档案的使用。在档案数字化后,一份文件可同时提供给所有需要它的人共享,并可通过计算机网络进行异地传送,从而实现了异地查阅利用。文件利用也不再受时间的限制,用户可以随时上网,利用档案信息资源。
 

  4、转变档案管理方式,促进档案资源二次开发利用,增强档案工编辑的业务素质。

 
  由于利用计算机网络来进行档案资源的二次开发,档案原件借阅量减少,档案馆可以相应减少档案库房管理员,腾出更多的管理人员,以适应档案资源二次开发的需要,改变目前的管理方式。
 
档案数字化

  三、档案数字化加工系统的重要技术
 

  1、数字化加工采用生产线技术

 
  依据档案数字化加工流程的特点,将档案的加工分为手工整理、流水线管理、扫描、一次校对、图像校正、二次校对、数据上传、档案资料还原等几个工序。具有清晰、完整的档案资料数字化作业流程管理,角色管理,工位管理,任务管理和作业管理功能,每一工序都能根据扫描量的要求,随时增加或减少工位数量,以达到最佳效果。
 

  2、条形码识别技术用于将原始文件与目录链接起来

 
  数字化过程中,目录与原文的链接问题是很难解决的。一份手工编目的文献仅适合少量的原始文献,不适合大量处理的历史文件。为解决这一问题,在数字处理中引入了条码技术。该系统会根据数据库中的现有目录自动生成条码,条码对于每一个目录是唯一的。条形码随后与对应的原始文件一起扫描。利用条码识别技术识别处理过的原始文件,识别出数字条码并自动链接到数据库中的目录,解决了手工逐条链接费时费力的问题。
 
档案数字化

  3、使用区域加密技术,确保数据安全

 
  将档案原始图像按要求进行分级管理,文件、页面、页面的特定区域进行加密处理,保证了数据内容的安全性,只有系统授权用户才能使用相应的数据。
 

  4、扫描参数的设置

 
  扫描系统扫描参数的选择对扫描图像的质量有很大影响,扫描分辨率直接关系到扫描文件的清晰度和复原效果。扫描分辨率越高,扫描的文件越清晰,相应的扫描时间和存储空间也会增加;分辨率越低,扫描文档的质量就越低,但扫描时间和存储空间也会相应减少。经过反复测试,最终确定以200dpi的分辨率进行黑白扫描。扫描后,一个A4格式文件的存储空间约为50k,可以在不占用大空间的情况下保证文件的可读性和输出打印质量。

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