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档案外包数字化加工


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2020-12-30 16:48

编辑:雪梨

一、纸质档案数字化加工过程的保密管理

 
   为了考虑企业内部信息安全和国家秘密安全,外包服务企业应制定以下保密方案:
 

  1、外包服务外包企业的选择。

 
  涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的企业纸质档案,原则上不得外包,因工作需要确需外包的,必须由具有涉密档案数字化处理资质的档案中介服务机构承担。根据《国家秘密载体印制资质管理办法》,涉密档案数字化处理必须由具有乙级(含)以上资质的单位承担。
 
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  2、保密协议和个人保密承诺书的签订。

 
  签订企业纸质档案数字化加工合同时,必须签订保密协议。需要在档案外包服务机构工作人员的身份信息、有无违法犯罪记录等方面进行登记,并签订《保密协议书》,对所有数字化加工人员进行保密、安全、数字化扫描等基础常识培训。
 
  数字加工车间带入的设备检查。在档案服务外包企业进驻数字化加工场所时,档案部门应联合保密部和技术部对服务外包企业带进的计算机、扫描设备、交换机等设备进行检查,查看其是否符合保密管理规定,并作好登记。当档案数字化处理服务外包项目完成后,再进行检查和检测,以确定其运作和管理是否符合保密协议。
 

  3、数字处理结果的数据传输与管理。

     制订并严格实行严格的数据传送管理办法,将档案数字化处理成果的存储介质按实物档案进行保存和管理,并按保密管理规定进行管理。
 
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  4、档案服务外包厂商工作人员进场时的检查。

 
  根据服务外包制造商提供的人员名单,确认进入数字加工场所的员工的身份,检查进入数字加工现场的员工携带物品是否违反有关保密规定。文件数字加工项目服务外包陪同制。在文件数字加工过程中,安排文件员工陪同服务外包制造商的员工,负责数字加工过程的秘密和安全管理,协调工作中的相关事项。
 

  二、外包过程管理的劳保服务

 

  1.对数字加工服务外包人员进行保密和安全教育培训。
 

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       2.外包服务人员的劳动保护用品。

       根据档案数字化处理现场的工作要求,发放工作服、口罩、手套等用品1.劳动保护用品。文件数字化处理属于粉尘污染,应及时发放清凉明目茶、清肺木耳等食品。
 
  纸质档案的数字化处理是一项复杂的工程,涉及档案涉及的所有业务单位,处理过程的管理需要一个完整有序的保障体系。其工作量巨大,需要强大的人力、财力、物力才能有序开展。同时,需要档案部门和相关单位的积极配合,建立健全保障机制,稳步推进,为企业数字化档案建设提供有力保障,将企业档案数字化建设推向更高水平,更好地做好企业档案工作。

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