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档案数字化加工调研


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2020-12-30 16:35

编辑:雪梨

一、问卷调查

调研基础:单位名称、项目起止日期、项目成员、工期要求、工作时间要求、提供场地大小

1、档案资料情况了解:

1)资料整理情况:是否整理完成 未整理的材料:案卷资料是否完整
2)存放方式
是否需要划分全宗或进行分类
是否需要重新编写页号
3)扫描的资料的主要年度
4)资料的平均厚度
5)资料的平均幅面
6)扫描的资料索引信息库是否已经建立
7)本次扫描的资料是否需要移交

 
档案数字化

2、档案数据录入标准

1)是否引用《档案著录规则》标准进行著录
2)文书档案案卷级索引目录录入字段
卷号、档号、年度、分类号、案卷号、案卷题名、责任者、保管期限、密级、起止日期、总的页数、卷内文件件数
3)文书档案案卷内索引目录录入字段
全宗号、年度、档号、分类号、案卷号、卷内顺序号、文号、文件标题、责任者、保管期限、页数、成文日期
4)档案生成规则:全宗号、年度、保管期限、案卷号

 
档案数字化

3、准确规则

3-1索引目录录入参照物规定
a是否完全按照原始目录进行录入
b是否按照具体文件进行查询
c是否需要阅读原文总结概括标题录入
3-2文字校对参照物规定
a是否完全参照目录校对
b是否按照具体文件查询校对
3-3报表输出要求
3-4案卷级卷内目录是否需要全部打印
3-5卷皮信息是否进行套打
3-6打印份数数量
3-7是否目录打印2分 1份装回原档案资料盒、1份装订成册

4、扫描标准

扫描图像要求(版面、格式)、扫描精度要求、扫描色彩要求、扫描图像的压缩要求、数据备份要求、扫描存放要求
扫描文件命名依照档号规则建立命名规则还是文件页码建立命名规则

5、档案保密程度要求

6、装订标准

a是否原样还原
b确保卷面整洁、不错页、不颠倒。
 
档案数字化

二、现场调研

1、档案库房的情况

对现有档案的数量、类别、安全防护、数据库信息采集以及档案转递等相关工作进行了了解。

2、与档案数字化承办单位的负责人进行交谈

听取了场地布置、硬件设施的到位情况、工作人员的配备、监控设备的安装及使用、工作时间安排、每日完成工作量等情况的相关先容,叮嘱工作开展过程中,要确保每份档案不破损、不丢页,严格按标准进行整理、装订、扫描、上传,严格遵守保密协议,保证档案信息不外漏。

3、针对档案数字化开展过程中的用电情况

对人才交流服务中心的用电线路进行全面的安全检测,确保档案数字化过程中人身安全和财产安全,为开展档案数字化工作打下良好基础。
 
 
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