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数字化档案加工程序【解读】


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2020-12-24 13:49

编辑:橙子

  一、程序环节

 
  数字化档案加工程序包含由8个环节组成
 

  1、拆卷环节

 
  这个环节是为数字化档案加工前期准备,在拆卷时要注意不能损坏原档案。
 数字化档案加工程序【解读】

  2、整理环节

 
  这是文件数字化的第一步,为数字化处理提供数据源。但是,纸质文件可能很难识别,也可能是手写的,机器无法识别。此时,需要手动整理后再输入。
 

  3、条目录入环节

 
  在这个步骤中,文件名、页码、目录、编号等信息。集中在一个文件目录上。这部分存在一些常见问题,如案卷分类不清楚、文件称呼过长或过短、不规范等。
 

  4、扫描环节

 
  扫描文档是通过将纸质文件放置在扫描设备中进行扫描的,容易出现歪斜、图像模糊、阴影等情况。在上述情况下,需要再次扫描,以确保扫描文件的质量。
 

  5、数据挂接环节

 
    数据挂接就是将原始档案中的电子档案连结至目录资料库,并将目录资料库中的电子档案与档案连结,初步实现目录资料库中电子档案的全文本检索。制作数据链接容易出现的问题,比如原始号与目录号不一致,文件号不正确等。有一些问题,例如,目录中的项目描述不完整,图片模糊,文件与纸上的文件不一致,或者顺序错误。
 

  6、验收环节

 
  整个流程中的这一环节非常重要,需要对已扫描文件进行反复检查,发现问题要及时纠正,避免丢失或修改原始档案。
 

  7、存储环节

 
  这个环节对于整个流程非常重要,需要再次检查扫描过的档案,逐页检查,如果发现错误要及时修改,以免造成档案丢失或变更。
 

  8、归档环节

 
  这也是档案加工数字化的最后一步了,将原始档案装订好再归还入库,要保证原始档案的完整性。
 

  二、前期准备

 

  1、做好统筹规划

 
    为档案的数字化处理,必须对此项工作进行科学规划。规范档案数字化建设不仅仅是档案管理部门的工作,它还牵涉到企业中其他许多相关业务部门,如果不尽快实现档案加工数字化的标准规范,那么在档案数字化的过程中,就无法更好地协调各部门之间的关系,也无法保证各部门之间在这一过程中能够相互协作。在制定标准规范之前,需要进行科学的规划,以保证档案的数字化能够顺利进行。
档案管理 

  2、明确划分范围

 
  在制定相应的标准规范之前,应该划分档案资料的数字化范围,大大推进数字化工作的顺利进行。有些档案的资料非常多,对所有资料进行数字化处理是不现实的。在此之前,应该对这些资料进行科学的分类,决定哪些内容必须数字化,哪些内容不需要数字化,这些都必须进行充分的调查研究。
 



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